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华北电力大学学生资助档案管理办法
发布时间:2017-06-27

第一章  总  则

第一条  为规范华北电力大学学生资助档案,维护学生资助档案真实、完整和安全,规范学生资助工作,现根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《华北电力大学档案管理办法》(华电校档〔2013〕1号)等相关文件,结合学生资助工作实际,特制定本办法。

第二条  学生资助管理中心负责统筹全校学生资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和使用等管理工作,学生资助工作领导小组对学校学生资助档案管理负主要责任。

第三条  本办法所称学生资助档案,是指涉及资助业务的部门在落实资助政策过程中,直接形成的各种原始材料和历史记录的总称,是落实国家和学校资助政策的重要凭证。包括但不仅限于学生注册学籍审批名册、受助申请、受助资格审查与公示、学校审核、学生异动管理、资助资金发放与管理等全部文件资料。

第四条  学生资助档案分为文件类、表册类、财务类、电子类四大类。

第五条  学生资助档案的保管期限分为永久和定期,具体办法参见《华北电力大学档案管理办法》。

第二章  档案管理机构及职责

第六条  学生资助管理中心是学生资助档案工作的管理部门。各学院分管学生工作党委(党总支)副书记是档案管理工作的具体负责人,各学院配备兼职档案管理人员,并保持相对稳定,按学校要求落实本单位学生资助档案的管理工作。档案管理人员应具备专业基础知识及档案基础知识,熟悉业务,忠于职守,保障资助信息安全。

第七条  学校学生资助管理中心职责

(一)学生资助管理中心应接受同级教育行政部门和档案行政管理部门的业务指导,应依法为教育部门、金融机构、受助学生和家长等提供档案信息查询服务。

(二)学生资助管理中心全面负责指导各学院资助业务档案管理工作,进行业务培训、指导、监督和检查,确保学生资助档案妥善保管、有序存放,严防毁损、遗失和泄密。

(三)学生资助管理中心督促各学院对本院学生资助档案的接收、保管统计和使用,负责到期学生资助档案的鉴定销毁指导工作。已毕业学生的需要永久保留的学生资助档案由学生资助管理中心保管五年后,移交档案馆保存。

(四)学生资助管理中心针对纸质档案应建立具有防火、防盗、防霉、防潮等适合保管档案的专用学生资助档案柜,学生资助档案应使用密集架或专用铁皮柜保管;针对电子档案应做好备份,同时确保网络安全性、资助信息安全,并同有访问权限的管理人员签订保密协议。档案的保密工作按照国家和学校的规章制度执行。

(五)学生资助管理中心应建立档案工作检查、考核和奖励制度,明确专(兼)档案人员的岗位职责,对于在档案工作中做出显著成绩的学院和个人,予以奖励和表彰。

(六)学生资助管理中心应建立档案工作处罚制度,对于违反《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《华北电力大学档案管理办法》、《华北电力大学学生资助档案管理办法》的行为,按照有关规定予以处理,有下列行为之一的,学校应当对直接负责的主管人员或直接责任人员依法给予行政处分;涉嫌犯罪的应依法移送司法机关追究刑事责任:

1.玩忽职守造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。

2.违反保密规定擅自提供,抄录或公布档案的。

3.涂改或伪造档案的。

4.擅自出卖、赠送或交换档案的。

5.不按规定归档或拒绝归档的,阻止别人依法归档或者将档案据为已有的。

6.其它违反档案法律法规、信息安全法规和学校有关档案管理规章制度的行为。

第八条 学院档案管理员职责

(一)严格按照本办法的规定和程序收集、整理、立卷、归档、保管学生资助业务纸质和电子材料。收集过程中应对学生资助档案的真实性、完整性和有效性进行检验,凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的文件材料,应退回整改,确保归档材料的完整、安全,不得伪造、篡改(整理方法参见《华北电力大学档案管理办法》)。

(二)学院学生资助档案管理人员应及时将本部门各岗位人员手中已办结的学生资助业务材料收集齐全、整理规范、装订成册并定期向学生资助管理中心档案室归档;本部门已毕业学生的学生资助档案,应于学生毕业后6个月内向学生资助管理中心档案室归档,办理归档交接手续。

(三)未按规定建立档案工作,不按规定移交档案,给受助学生造成损失的,将依照《档案法》、《华北电力大学档案管理办法》等有关规定予以查处,并追究单位领导及相关人员的法律责任。

第三章  归档范围

第九条  学校学生资助管理中心档案归档范围

(一)全校资助经费预算及监管。资助专项资金预算文件、资助资金拨付银行凭证,资助经费管理、拨付及使用等相关资料。

(二)各类由教育部、全国学生资助管理中心下达的资助政策文件。

(三)全日制教育学生学籍注册、变动。包括转入、转出、留级、休学、退学、注销、复学、死亡的学生等情况名册(仅限于教务处提供的学籍注册、变动批复名册复印件)。

(四)学院“奖勤助贷补免”等资助项目学生初审名册,校内公示结果及投诉处理情况。

(五)学生资助诚信电子档案,范围涵盖学生个人缴费、贷款、受助等诚信状况信息。

(六)定期或不定期检查学院落实学校资助政策情况的信访、举报、投诉资助工作违纪违规案件调查取证、处理结果等相关资料。

第十条  学院档案管理人员档案归档范围

(一)“奖勤助贷补免”及家庭经济困难学生资格认定等初审材料。

(二)学生资助诚信纸质和电子档案,范围涵盖学生个人缴费、贷款、还款及受助等诚信状况信息。

(三)公示结果及学生、群众投诉处理记录,信访事件核实等过程中形成的有价值的各种载体、介质等不同形式的材料。

第四章  附  则

第十一条  本办法自印发之日起施行。

第十二条  本办法解释权归华北电力大学学生资助工作领导小组。

 

 


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